Vezana knjiga računov vam ne uide, tudi če sicer za izdajanje računov uporabljate blagajno. Če blagajna ne deluje, potrebujete vezano knjigo, da boste lahko ob gotovinskem plačilu izdali račun. Uporaba vezane knjige ni novost, je pa novost, kako davčno potrditi račune iz vezane knjige.
Do vključno 31. decembra 2017 je mogoče račune izdajati po dveh poteh, bodisi iz blagajne bodisi iz vezane knjige. To velja za račune, ki so plačani gotovinsko. Negotovinske lahko izdate tudi iz starega paragonskega bloka ali na navadnem listu papirja. Od leta 2018 pa bo za vse, ki prejemajo gotovinska plačila, obvezno izdajanje računov iz davčne blagajne. Vezano knjigo bodo od januarja 2018 lahko uporabljali zgolj tisti, ki ne bodo imeli možnosti vzpostavitve internetne povezave. To bodo morali tudi dokazati in pridobiti potrdilo Agencije za komunikacijska omrežja in storitve.
Želite sodelovati z nami ? Izrazite zanimanje in pridobite informacije ---> TUKAJ!
Vezana knjiga in blagajna v istem prostoru ali ne?
Če ste se odločili, da boste v tem prehodnem obdobju račune izdajali iz vezane knjige (VKR), v istem poslovnem prostoru ne smete izdajati računov še z uporabo blagajne. A to ne pomeni, da v istem prostoru ne smete imeti tudi vezane knjige, če uporabljate blagajno. Prav nasprotno, pametno je, da jo imate za primere, ko blagajna ne deluje ali pa če zmanjka elektrike. Ne smete pa denimo izmenično ali sočasno izdajati računov iz blagajne in iz vezane knjige.
Potrditev vezane knjige ni isto kot davčna potrditev računa
Osnovni korak, da vezano knjigo sploh lahko uporabljate, je, da jo potrdite prek eDavkov. Pozor, to ni isto kot davčno potrjevanje računov, ki je obvezno ob izdaji računa. Pred prvo izdajo računa iz vezane knjige je treba vezano knjigo potrditi prek portala eDavki. To naredite tako, da vpišete serijsko številko VKR. S tem korakom imate uporabni VKR.
Potrditev v desetih delovnih dneh
Če boste račune izdajali iz vezane knjige, morate vsak izdani račun tudi naknadno davčno potrditi. Če računov iz vezane knjige ne boste naknadno davčno potrdili, tvegate kazen od 1.500 do 75 tisoč evrov, odvisno od velikosti podjetja. Za to imate deset delovnih dni časa od dneva, ko ste posamezni račun izdali. Kar pomeni, da boste v vsakem primeru potrebovali računalnik z internetno povezavo, sestaviti morate interni akt, določiti poslovni prostor, kjer račune izdajate, ter pridobiti namensko digitalno potrdilo. Prav tako ne pozabite na obvestilo kupcem o obveznosti prevzema računa.
Kako sploh potrdim račun iz VKR?
Račun iz VKR lahko potrdite bodisi prek Fursove brezplačne aplikacije Mini blagajna bodisi prek lastne davčne blagajne. Ta velja za tiste, ki bodo vezano knjigo uporabljali denimo ob okvari blagajne ali pa jo bodo uporabljali na terenu. Prek Mini blagajne račune potrjujete tisti, ki sicer blagajne nimate oziroma vam vaša blagajna ne omogoča naknadnega davčnega potrjevanja. Mini blagajna omogoča tako izdajanje računov kot njihovo naknadno davčno potrjevanje. Ali naknadno davčno potrjevanje računov iz VKR omogoča tudi vaša blagajna, pa vam bo povedal dobavitelj programske opreme, pravijo naFursu.
Kdaj potrdim, če se je naprava pokvarila?
Če ne morete izdati računa, ker se je blagajna pokvarila oziroma ni elektrike, ali pa če sicer blagajna deluje, a tiskalnik ne natisne računa, izdate račun iz vezane knjige. Račun iz VKR morate davčno potrditi v dveh delovnih dneh od dneva, ko naprava ni delovala. Če v tem času vaša naprava še ne deluje ali če še ni elektrike, pošljete račune v potrditev najpozneje naslednji delovni dan po tem, ko bo vaša naprava spet delovala. Če ste račun izdali iz vezane knjige, ker tiskalnik ni deloval, je pa bil račun že potrjen na Fursu, potem prvotni račun stornirate, pojasnjujejo na finančni upravi.
Ob tem na Fursu pojasnjujejo, da v internem aktu ni treba navajati, da boste vezano knjigo uporabljali v primeru nedelovanja naprave.
Kadar pa pride do izpada internetne povezave, računov ne izdajate iz VKR, ampak z uporabo blagajne, in sicer račun izdate brez enkratne identifikacijske oznake (EOR), nato ga naknadno potrdite. To storite najpozneje v dveh delovnih dneh od dneva, ko ni bilo internetne povezave.
Kakšen mora biti račun?
Z uvedbo davčnih blagajn se spreminjajo obveznosti v zvezi s tem, kaj vse mora biti navedeno na gotovinskem računu. A te novosti veljajo le za račune, ki so izdani z uporabo blagajne. Računom iz vezane knjige tako ni treba dodeliti številke računa, kakršna je sicer predvidena za izdajanje računov iz blagajne. V vezani knjigi je lahko številka računa denimo tudi od števila ena naprej. Torej ni treba, da je sestavljena iz treh delov, ni treba, da vsebuje oznako poslovnega prostora, oznako za blagajno in zaporedno številko.
Česa vam na račun iz VKR ni treba pisati
Prav tako ni treba, da so na računu iz VKR še nekateri drugi podatki, ki so sicer obvezni, če račun izdate z uporabo blagajne. Tako ni treba, da so na računu iz VKR oznaka fizične osebe, ki je račun izdala, čas izdaje računa, EOR in zaščitna oznaka izdajatelja računa (ZOI).
Teja Grapulin, 18.01.2016 Finance 12/2016