Letni pogovor naj ne bo enkratni dogodek ob koncu leta, ampak celoletni proces!

Letni pogovori niso priljubljeni ne pri zaposlenih ne pri vodjih. Vodje jih ne marajo, ker niso pripravljeni kritizirati sodelavcev, ker ne prepoznajo koristi teh pogovorov, jim manjka ustreznih znanj in veščin, pa tudi zato, ker niti ne vedo dobro, kaj letni pogovori dejansko so, naštevaBrane Gruban iz podjetja Dialogos.
Slabo izpeljani letni pogovori imajo lahko velike posledice: slabo razpoloženje v podjetju, nezadovoljstvo zaposlenih, nemotiviranost in nezavzetost. Si podjetja lahko to privoščite, se sprašuje Gruban, ki je pri uvajanju letnih pogovorov sodeloval z več kot 40 slovenskimi podjetji. Letni pogovor, torej ocena vodje o uspešnosti zaposlenega, ne more biti enkratni dogodek, nekje v drugi polovici leta. Kot pravi Gruban, je letni pogovor daljši, pravzaprav kar celoletni proces. Tako morata biti vsaj dva pogovora - uvodni in končni. Pri prvem gre za določitev ciljev in pričakovanj za poslovno leto, pri drugem pa njihovo analizo.

 »Kaj se od mene pričakuje?«
Eno izmed dveh vprašanj, na katero bi vsak zaposleni moral dobiti odgovor, je tudi zgornje, pravi Gruban. To mora biti del prvega, uvodnega pogovora, dodaja. V kratkem operativnem pogovoru mora zaposleni z vodjo opredeliti glavne cilje, glavne odgovornosti in predvsem proučiti glavne kompetence, ki jih zaposleni potrebuje, da bi lahko uresničil pričakovanja. Skratka, opredeliti je treba, kako lahko zaposleni uresniči postavljene cilje, naloge, pravi Gruban.

»Kako ustrezam pričakovanjem in kako jih izpolnjujem?«
To je drugo od pomembnih vprašanj, ki mora priti na vrsto na končnem pogovoru, pojasnjuje Gruban. Ta pogovor je sklepno dejanje celotnega procesa letnega pogovora in povzame dogajanja, ki so potekala vse leto. Zato na njem ne sme biti nikakršnih presenečenj.
Letni pogovor torej ni le enkratni letni dogodek, kjer zaposleni izpolnijo nekakšen obrazec oziroma vodje z zaposlenimi iščejo soglasje. Malo (obvladljivega) konflikta niti ni slabo, saj tako obe strani v resnici izvesta, pri čem sta. »Sprijazniti pa se moramo, da je takšen dialog med vodjem in sodelavcem po definiciji in svoji naravi pač konflikten, neudoben, neprijeten in subjektiven,« pravi Gruban.

Uporabna vprašanja na letnih pogovorih
1. Kako vidite svoje delo v prejšnjem letu? Kako ste zadovoljni z doseženim?
2. Kaj bi morali spremeniti ali izboljšati?
3. Kako vidite svoje naloge, svojo vlogo na vašem delovnem mestu? Kako gledate na cilje?
4. Kaj potrebujete od vodje?
5. Kaj načrtujete v prihodnjem letu? Kje se vidite čez nekaj let? Povejte mi nekaj več o tem, kaj pričakujete.
6. Kaj vas ovira in kaj spodbuja pri delu?
7. Kako vidite svoj osebni strokovni razvoj?
8. Kako se počutite v delovnem okolju in kako ocenjujete odnose s sodelavci?

Ocenjevanje sodelavcev od ena do pet lahko povzroči »špetir«
Eden izmed bolj neučinkovitih letnih pogovorov je ocenjevanje zaposlenih od ena do pet oziroma klasičen letni pogovor. Ta namreč lahko povzroči napačno interpretacijo, zmedo. Temeljni očitek ocenjevanju izvira iz spoznanja, da dve tretjini sodelavcev, ki so dobili najvišjo oceno, nista bili tudi dejansko najboljši, pravi Gruban. Primerjava sodelavcev na podlagi ocen lahko hitro vodi v tekmovanje, zaradi česar se lahko uniči učinkovitost delovanja podjetja.
Posebna ocena je po Grubanovih besedah trojka, ki pomeni, da je sodelavec dosegel pričakovanja. »Zato je pomemben začetni sestanek glede ciljev. Če jih zaposleni dosežejo, pomeni to oceno tri,« pravi Gruban. Vodje pa se, če se odločite za ocenjevanje od ena do pet, ne smete bati nizkih ocen. Torej, ne napihujte in zvišujte ocen zaposlenih, če si jih pač niso zaslužili, pravi sogovornik. Psihološka težava pri oceni tri je v tem, da zaposleni ob takšni oceni, ki je vse kaj drugega kot šolska trojka, pričakujejo vsaj kakšno dodatno stimulacijo, čeprav so zgolj dosegli pričakovano raven, za katero so plačani.

Več vodij več ve
Nekoliko boljše kot klasični letni pogovor se je izkazal 360-stopinjski model, kjer se poleg ocene vodij upoštevata še ocena sodelavcev in samoocena zaposlenega. Če je ta model izpeljan skrbno, je zelo učinkovit, pravi Gruban, a dodaja, da je le redko tako. Težave povzroči denimo to, da si zaposleni sami izberejo ali vplivajo na sodelavce, ki jih ocenjujejo, pa tudi to, da vprašalniki praviloma merijo kompetence zaposlenih, ne pa njihove uspešnosti. Zato je metoda 360 učinkovita za razvoj sodelavcev, ne bi pa je smeli uporabljati za ocenjevanje uspešnosti ali izbirne kadrovske postopke.
Učinkovitejša je metoda celostnega upravljanja delovne uspešnosti oziroma skupinsko ocenjevanje, kjer oceno na skupnem letnem sestanku da več vodij, pravi Gruban. S tem se subjektivnost ocen zmanjšuje, zagotavlja se jim večja kredibilnost, hkrati pa velja, da več glav več ve, pravi sogovornik. Kot še našteva, so to metodo med drugim uporabljali IBM, HP, Microsoft, General Electric in drugi.
Najvišji oviri: plača in napredovanje
Če se pogovoru o plači in napredovanju v okviru klasičnega letnega pogovora že ne morete izogniti, prihranite to za konec, svetuje Gruban. Pri teh dveh področjih se namreč največkrat zatakne. Zaradi tega so tudi številne organizacije začele vztrajati, da se pogovori o tem opravijo ločeno, torej ne na letnih pogovorih. Sicer pa - temeljni namen letnih pogovorov je razvoj sodelavca, in ne ocenjevanje ali pogovor o plači.

Čas ne sme biti izgovor
Če proces letnega pogovora razporedite čez vse leto, se pri izvedbi ne morete več izgovarjati na čas, opozarja Gruban. Zato morate v podjetju poskrbeti, da bodo vodje razumeli, da morajo letne pogovore opraviti, in to stoodstotno, dodaja sogovornik in pravi, da je ena izmed težav neučinkovitosti letnih pogovorov tudi ta, da vodje za slabo opravljene letne pogovore ne čutijo nikakršnih posledic. Po drugi strani Gruban svari, da discipliniranje vodij zaradi neizvajanja letnih pogovorov navadno nima dobrega učinka. Opozorilo je ponavadi že dovolj.

Zlata pravila letnih pogovorov
Brane Gruban poudarja 15 zlatih pravil letnih pogovorov:
1. Bodite pozitivni.
2. Osredotočite se na dobre strani, in ne na iskanje napak.
3. Sproščen, spontan in iskren skupni dialog.
4. Realnost: brez prevelikih pričakovanj!
5. Dobro se pripravite na srečanje s sodelavcem.
6. Vnaprej mu pošljite vabilo s temami in obrazec.
7. Vztrajajte pri samooceni in beležite izredne dogodke.
8. Poslušajte in sprašujte.
9. Pomnite: subjektivnosti se ne da izogniti!
10. Vseeno vedno iščite možnosti za števnost.
11. Pogum je nujen pogoj za dajanje povratnih informacij.
12. Koristne in uporabne povratne informacije odtehtajo vse slabe strani letnih pogovorov!
13. Dajanju povratnih informacij se vodja ne more izogniti. To je ne le njegova strokovna, ampak tudi etična odgovornost.
14. Namen letnega pogovora ni soglasje, ampak razumevanje.
15. Letni pogovor ni dogodek ali izpolnjevanje obrazca, ampak proces in skupen dialog, od katerega imajo koristi vodja, sodelavec in podjetje.

Špela Mikuš, 22.06.2015 Finance 120/2015