Od 1. januarja 2015 dalje bodo morali proračunski uporabniki v skladu z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU A) prejemati račune in spremljajoče dokumente le še v elektronski obliki, t. i. e-račune. Obveznost pošiljanja e-računov v javni sektor velja za domače pravne in fizične osebe ter za tuje pravne in fizične osebe, ki opravljajo storitve ali dobavijo blago na ozemlju Republike Slovenije, če imajo sedež ali podružnico v Republiki Sloveniji.
E-račun nadomešča klasično papirno obliko računa in ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki.
S skupnim imenom e-račun se označujejo dokumenti oziroma knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Knjigovodske listine so lahko prejete ali izdane. Popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka izkazujejo z obveznimi elementi listine. Slednji so opredeljeni tako v Slovenskih računovodskih standardih (SRS, Pravilniku o računovodstvu posamezne pravne osebe kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). Za e-račune torej štejemo dokumente oziroma listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek za plačilo …).
Oblika e-računa
E-račun ni račun, ki ga lahko pošljemo stranki v obliki PDF po e-pošti. E-račun je račun, ki je izdan v standardni elektronski obliki v skladu s tehničnimi in drugimi pogoji, določenimi s posebnimi predpisi. E-račun sestavljajo:
• ovojnica e-računa – dokument v strukturi xml namenjen usmerjanju e-računa,
• sheme ovojnice ICL,
• e-slog, verzija 1.5, e-slog, verzija 1.6 – enotna standardizirana oblika e-računa v xml strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije,
• poljubne priloge (npr. vizualizacija e-računa le lahko v obliki PDF).E-računi morajo biti podpisani z elektronskim podpisom.
Davčni vidik izdajanja e-računov
Z vidika davčnega nadzora morajo vsi računi, ne samo e-računi, odražati dejansko dobavo, pri čemer je treba zagotoviti njihovo pristnost, kakor tudi celovitost in čitljivost, in to od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa.
Odprava ovir za elektronsko izdajanje računov se je začela s sprejemom ZDDV-1G, ki je začel veljati s 1. januarjem 2013. S spremenjenim 84. členom Zakona o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 se je uvedla enakovredna obravnava papirnatih in elektronskih računov, s čimer so se odpravile ovire za elektronsko izdajanje računov.
Izmenjava e-računov
Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo e-račune po bankah, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov.
Proračunskim uporabnikom se bo e-račune posredovalo po ponudnikih procesne obdelave podatkov, s katerimi ima Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP) sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov ali portala UJP e-račun, po katerem bodo lahko izdajatelji pošiljali e-račune neposredno proračunskim uporabnikom. Portal UJP bo podpiral tudi pošiljanje e-računov za manjše izdajatelje, ki bodo lahko izdajali e-račune za javni sektor po ročnem vnosu e-računov.
Hramba e-računov
Roki hrambe računov, ki so opredeljeni v Slovenskih računovodskih standardih, Pravilnikih o računovodstvu pravnih oseb kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), ostajajo enaki tudi za e-račune. Ponudniki e-poslovanja ponujajo poleg izdajanja, prejemanja in posredovanja e-računov tudi e-arhiviranje.
Objavljeno: TFL Glasnik, Št. 31, Datum: 4. 11. 2014, www.tax-fin-lex.si
Vir: revija Denar - Eva Tomšič Porenta