Obveznost vodenja evidenc delovnega časa po trenutno veljavni zakonodaji obstaja že sedaj. Novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti sprejeta aprila letos prinaša nekaj novosti in dodatnih obveznosti za delodajalce na tem področju, s ciljem izboljšanja transparentnosti. V praksi se bodo spremembe začele uporabljati od 20. novembra 2023.

Dopolnjena zakonodaja podrobneje opredeljuje evidenco izrabe delovnega časa, njeno vsebino, kraj hrambe in druge podrobnosti. Glavna novost, ki jo prinaša novela zakona, se nanaša na podrobnejše beleženje delovnega časa za vse zaposlene in tudi nekatere zunanje izvajalce.

Nova definicija pojma delavec
Novela ZEPDSV-A dopolnjuje definicijo delavca (dopolnjena 9. alineja 2. člena ZEPDSV-A) in s tem razširja krog oseb za katere je obvezno vodenje evidenc delovnega časa. Kot delavec, se po novem šteje vsaka oseba, ki na kakršni koli pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika.
V praksi to pomeni, da bo po novem vodenje evidenc obvezno tudi za študente, honorarne delavce, ki delo opravljajo preko avtorske ali podjemne pogodbe ipd., kar prej ni bilo potrebno. Obveznost delodajalca je, da mora evidenco o izrabi delovnega časa voditi za vse delavce.

Poleg trenutno veljavne zakonodaje in podatkov, ki se že sedaj vpisujejo v evidenco, bo delodajalec moral od 20. novembra 2023 dnevno vpisovati še:

1. Čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela – voden mora biti do minute natančno, brez zaokroževanja in pavšalnih zapisov. Novost velja za vse delavce, tudi tiste, ki ne delajo na sedežu delodajalca (npr. terenski delavci, gradbinci ipd.).
2. Izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom – za podatek ni predpisano, ali naj bo voden neposredno (z navedbo točne ure odmora) ali je samo vpisan podatek o izrabi oz. obsegu odmora med delovnim časom (npr. da so delavci izrabili 30- minutni odmor).
3. Opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo).
4. Opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času.
5. Tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa – če vodi delodajalec evidenco ročno in ne elektronsko, lahko ta podatek vpisuje tedensko, sicer mora dnevno.

Zakon po novem tudi določa, da je potrebno delavca o podatkih iz evidence izrabe delovnega časa obvezno obveščati vsaj enkrat mesečno, za prejšnji mesec, do konca plačilnega dne (npr. s plačilno listo). Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca – vendar ne na osebnega, temveč tistega, ki ga zagotavlja delodajalec. Kot izpolnitev te obveznosti se šteje tudi delavčev neposreden dostop do elektronskih evidenc, če so te vodene na tak način. Hkrati ima delavec tudi pravico, da tedensko zahteva izpis podatkov iz evidenc.

Voditi evidence elektronsko ali ročno?
Delodajalec lahko vodi evidence ročno (npr. na papirju, Excel obrazcu) ali elektronsko, pri čemer je izbira praviloma prepuščena njemu. Izjema so delodajalci, ki jim bo izrečena globa in bo inšpektorat določil obvezno elektronsko vodenje. Elektronsko vodenje evidenc lahko zahtevajo tudi delavci oz. sindikat, vendar ima delodajalec pravico zahtevo zavrniti, a mora o tem obvestiti inšpektorat RS za delo.
Pri vodenju tovrstnih evidenc je pomembno tudi, da se dokumentacija ustrezno hrani in nato arhivira. Zakon pravi, da morajo biti evidence o izrabi delovnega časa hranjene na sedežu podjetja oz. kraju opravljanja dela in ne pri zunanjem računovodstvu. Evidence se hranijo kot listina trajne vrednosti, zato teh evidenc ni dopustno uničiti. V primeru prenehanja dejavnosti delodajalca jih prevzame njegov pravni naslednik, če ga ni, je evidence potrebno predati Arhivu Republike Slovenije

Sprememba zakonodaje na področju evidenc dela prinaša nove izzive in obveznosti za delodajalce.  Podrobnejša opredelitev evidenc je v interesu obeh strank delovnega razmerja, tako delavca kot delodajalca, z namenom zagotavljanja verodostojnosti. Pomembno je, da se delodajalci pravočasno seznanijo z novostmi in se ustrezno prilagodijo, saj se tako lahko  izognejo nepravilnostim in morebitnim sankcijam.
 

OPOMBA: Zapisane informacije so zgolj informativne. Za pravilno vodenje časa v dotičnih primerih ne prevzemamo odgovornosti.