Delodajalci ste upravljavci zbirk osebnih podatkov. Osebni podatki se lahko obdelujejo, če:
· je podana zakonska podlaga ali
· je podana osebna privolitev delavca.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) v 12. Členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci in sicer:
· evidenco o zaposlenih delavcih,
· evidenco o stroških dela,
· evidenco o izrabi delovnega časa,
· evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
V skladu s 13.,členom se za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpišejo naslednji podatki:
1. podatki o delavcu:
· osebno ime,
· datum rojstva, če oseba nima EMŠO,
· kraj rojstva,
· država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,
· enotna matična številka občana,
· davčna številka,
· državljanstvo,
· naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
· naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
· izobrazba,
· ali je delavec invalid,
· kategorija invalidnosti,
· ali je delavec delno upokojen,
· ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,
· ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo,
· naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);
2. podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):
· vrsta delovnega dovoljenja,
· datum izdaje delovnega dovoljenja,
· datum izteka delovnega dovoljenja,
· številka delovnega dovoljenja,
· organ, ki je izdal delovno dovoljenje;
3. podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:
· datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,
· datum nastopa dela,
· vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,
· razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,
· poklic, ki ga opravlja delavec,
· strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
· naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
· število ur tedenskega rednega delovnega časa,
· razporeditev delovnega časa,
· kraj, kjer delavec opravlja delo,
· ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;
4. podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:
· datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,
· način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.
Delodajalec lahko obdeluje tiste osebne podatke, ki jih določa neposredno zakon - ZEPDSV ali v skladu z zakon o delovnih razmerjih – ZDR-1 tiste osebne podatke, ki jih potrebuje za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.
Osebna privolitev (pisna!) delavca je dopustna le izjemoma, pod pogojem, da zavrnitev soglasja nima posledic na delovno razmerje oz. na delavčev položaj.
Kako je s podatki ali listinami, ki niso naštete v zgornjih alineah?
Telefonska številka
Delodajalec lahko zbira telefonske številke zaposlenih samo z izrecno privolitvijo zaposlenega za namen lažjega in hitrejšega komuniciranja, ki naj bi bilo v interesu obeh.
Če delodajalec določi, da mora biti delavec vedno dosegljiv oz. je stalna dosegljivost zapisana v notranjih aktih ali pogodbi o zaposlitvi, mora delodajalec poskrbeti za ustrezno infrastrukturo, ki omogoča dosegljivost.
Potrdilo o nekaznovanosti
Potrdilo lahko zahteva delodajalec samo v primeru, da gre za delovna mesta, pri katerih obstaja povečano tveganje za oškodovanje delodajalčevega premoženja ali kadar tako zahteva zakon.
Podatki o plači pri bivšem delodajalcu
Prejšnji delodajalec je novemu delodajalcu dolžan sporočiti podatke o plači. Zahteva ima zakonsko podlago (zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju). Delodajalec mora razpolagati s podatki, ki mu omogočajo izračun nadomestila. Običajno se za to uporablja obrazec ER-28, ni pa nujno, da ga prejšnji delodajalec uporabi, saj lahko podatke sporoči tudi na drugačen način.
Kopije osebnih dokumentov
Delodajalec ne sme hraniti kopij osebnih dokumentov delavca. Delodajalec z vpogledom v osebni dokument preveri točnost osebnih dokumentov in si prepiše tiste podatke, za katerih obdelavo ima zakonsko podlago. Za kopiranje bi moral delavec podati pisno privolitev, kar pa mu ne bo dalo pravice do hrambe dokumentov.
Kopija potrdila o davčni številki in bančne kartice
S kopiranjem teh dokumentov ni težav, ker ne gre za osebne dokumente – pojasnilo informacijskega pooblaščenca. Pogoj je, da se delavec s kopiranjem strinja.
Sprememba priimka v evidencah in pogoj dostave poročnega lista
Informacijski pooblaščenec je podal mnenje, da ni potrebe po dostavi poročnega lista v primeru poroke oz. spremembe priimka in da zadošča vpogled v osebni dokument.
Menim, da je treba zadevo gledati širše, saj ni nujno, da je sprememba priimka povezana s poroko. Poročni list je tudi podlaga za odobritev dodatnih dni dopusta v skladu s KP, zato menim, da je poročni list na vpogled potreben, razen, če delavec dostavi kakšno drugo uradno dokazilo o poroki.
Kopija izpiska iz rojstne matične knjige otrok
S tem dokumentom delavec uveljavlja pravico do dodatnih dni dopusta za otroke, mlajše od 15 let, zato ima takšno zbiranje zakonsko podlago in privolitev ni potrebna. Je pa potrebno dokument uničiti ali vrniti delavcu, ko ni več izpolnjenega pogoja – otrok je presegel starost 15 let.
Podatek o prehranjevalnih navadah zaposleni
Kadar delodajalec zagotavlja toplo prehrano, je upravičen do podatka o določenih omejitvah pri prehranjevanju iz zdravstvenih razlogov, ni pa upravičen do delavčeve diagnoze, iz katere izhaja določen način prehranjevanja.
Pridobitev osebnih podatkov kandidata od trenutnega delodajalca
Ni dovoljeno. Delodajalec sme od kandidata zahtevati le predložitev dokazil o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela. Če so podatki pomembni za zaposlitev iz vidika dokazovanja delovnih izkušenj, lahko od kandidatov zahteva potrdilo oz., pridobitev priporočila.
Fotografiranje zaposlenih
Ne bi prišlo do nezakonite obdelave zbiranja osebnih podatkov, če bi delodajalec ob nadzoru dela fotografiral delavca, ki očitno krši svoje delovne obveznosti. Te fotografije pa sme delodajalec hraniti samo toliko časa, dokler niso pravnomočno zaključeni postopki zoper delavca.
Na splošno delodajalec nima pravice fotografirati zaposlenih brez pisne privolitve.
Podatek o veljavnosti vozniškega dovoljenja
Delodajalec ima pravno podlago v primeru, da delavec pri delu uporablja službena vozila oz., je zaposlen na delovnem mestu, kjer se kot pogoj zahteva vozniški izpit določene kategorije.
Članstvo v sindikatu
Gre za občutljiv osebni podatek in delodajalec nima pravice zbiranja, razen če gre za izrecno, pisno, osebno privolitev. Delavec lahko plačuje članarino na dva načina in sicer tako, da jo plačuje sam, druga možnost, da mu jo delodajalec obračunava pri plači. V tem primeru pa bo moral pridobiti ustrezne podatke in tudi ustrezno privolitev za izvajanje plačilnega prometa.
Podatki o invalidnosti
Delavec je delodajalca dolžan seznaniti s kategorijo invalidnosti, kar določa zakon (ZEPDSV), da lahko delodajalec ugotovi, če ima za delavca primerno delovno mesto, upoštevaje vse njegove omejitve, ki izhajajo iz invalidnosti.
NAPOTEK: Kljub temu, da je informacijski pooblaščenec kar nekajkrat zapisal, da s kopiranjem kakšnih dokumentov ni težav, predlagamo, da si dokumente, ki vam jih predložijo zaposleni, v nobenem primeru ne kopirate, saj si boste s tem otežili delo. Nastavite si evidence v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti. V te evidence, si potrebne podatke iz osebnih dokumentov, ki vam jih da delavec na vpogled, prepišete, dokumente delavcu takoj vrnete in nimate nobenih težav.
VIR: SPOT svetovanje Zasavje, Avtor: Doroteja Urbanija, svetovalka točke SPOT svetovanje Zasavje
