Podatki o zaposlenih in kako se lotiti urejanja podatkov po novih pravilih?
Pri vseh soglasjih mora biti nesporno, da je bila privolitev delavca prostovoljna. Pri soglasjih je potrebno jasno pojasniti kaj je namen zbiranja podatkov.
Kot prvo je najbolje preveriti ali sploh izpolnjujete zahteve ZVOP-1. Kot drugo obvezno preverite katere osebne podatke o zaposlenih vodite. Za vas je pomembno preveriti ali se stvari podvajajo. V primeru, da obstaja kopija osebne izkaznice zaposlenega, hkrati pa so podatki o tem vpisani v računalniškem programu, je potrebno kopijo osebne izkaznice uničiti. Sledi preverjanje veljavnosti privolitev oziroma soglasij delavcev. Potrebno je preveriti ali so vsebinsko ustrezna. V primeru, da niso, je potrebno pridobiti nova. Kot smo že omenjali v preteklih člankih je potrebno preveriti ali potrebujete pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov. Tudi če imate zunanjega pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov, ste na koncu še vedno odgovorni sami. V primeru, da se odločite za zaposlenega, ki bi ga pooblastili, pazite, da ne bo prišlo do navzkrižja interesov. Preveriti morate tudi nove pravice zaposlenih. Med te pravice štejemo pravico do pozabe, do prenosa podatkov, do popravka podatkov, pa tudi pravica do informiranosti. Delavec lahko zahteva vse podatke v stvarni obliki in jih lahko prenese tudi k drugemu delodajalcu, podatki pa morajo biti v razumljivi obliki. Preglejte tudi arhiv (če hranite arhiv podatkov delavcev, ki jih ni več v podjetju). Hraniti morate zgolj tiste listine, ki so trajne in jih morate hraniti po zakonu. Druge podatke, za katere ni več utemeljenega namena za hrambo ali pa so denimo podvojeni (na papirju in elektronsko), boste morali preprosto zavreči. Paziti morate tudi pri uničevanju nosilcev osebnih podatkov. To je lahko papir ali elektronski medij. Ključno je, da ne pride do nepooblaščenega razkritja osebnih podatkov.
Vir: Finance, 18.1.2018, Katere podatke o delavcih in kandidatih lahko zbirate ter kako jih pravilno uničit
