Od 31.1.2015 so bile uvedene vezane knjige računov. Zavezanci, ki ne uporabljajo ustreznega računalniškega programa oziroma elektronske naprave, morajo pri izdaji računov uporabiti račune iz vezane knjige računov. Zaradi pomanjkljivosti trenutno veljavnega sistema, se s 2.1.2016 uvaja sistem davčnih blagajn. Ali to pomeni, da vezanih knjig računov ne bo več?
Skladno z akcijskim načrtom uvedbe davčnih blagajn v RS, ki ga je izdalo Ministrstvo za finance, se zaradi pomanjkljivosti trenutnega sistema vezanih knjig računov in izdajanja računov s pomočjo računalniških programov oziroma elektronskih naprav, ki ne dopuščajo spreminjanja računov, uvaja sistem davčnih blagajn. Trenutno veljavni sistem naj bi imel naslednje pomanjkljivosti:
-ni predpisano posebno tehnično varovanje podatkov o izdanih računih; in
-podatki o izdanih računih se hranijo na blagajni pri zavezancu.
Vezane knjige računov se lahko uporabljajo vsaj še 2 leti
Skladno s 25. členom ZDavPR velja 2 letno prehodno obdobje za uvedbo davčnih blagajn, in sicer z uporabo vezane knjige računov. To pomeni, da lahko zavezanci do 31.12.2017 izdajajo račune z uporabo računov iz vezane knjige računov.
V kolikor se zavezanec odloči za izvajanje postopka potrjevanja računov z uporabo vezane knjige računov, ne sme v istem prostoru uporabljati elektronske naprave za izdajo računov. Svojo odločitev, v zvezi z uporabo vezane knjige računov, pa mora opredeliti v internem aktu (25. člen ZDavPR9.
Interni akt
Zavezanec mora interni akt sprejeti pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju in ga je dolžan predložiti v postopku nadzora na zahtevo davčnega organa.
V zvezi z vsebino internega akta velja, da zavezanec v internem aktu:
predpiše pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov;
naredi popis poslovnih prostorov zavezanca; in
dodeli oznake poslovnim prostorom zavezanca.
Potrjevanje izdanih računov tudi v primeru uporabe vezane knjige računov
Zavezanec ki uporablja vezano knjigo računov mora davčnemu organu prek elektronske povezave poslati podatke o računih, izdanih z uporabo vezane knjige računov, in sicer v desetih delovnih dneh od dneva izdaje računa.
Vezane knjige računov tudi za zavezance brez internetne povezave
Zavezanci, ki opravljajo dejavnost ali del dejavnosti v poslovnem prostoru, ki se nahaja na območju na katerem ni mogoče vzpostaviti elektronske povezave za izmenjavo podatkov z davčnim organom, bodo še vedno uporabljali vezane knjige računov. Nezmožnost vzpostavitve elektronske povezave bodo morali dokazati s potrdilom Agencije za komunikacijska omrežja in storitve RS.
Potrdila Agencije ne bodo potrebovali zavezanci, ki se bodo odločili za uporabo vezane knjige računov (v okviru prehodnega obdobja) in bodo to določili v internem aktu.
Vezane knjige računov bodo uporabne tudi v primeru nedelovanja t.i. davčne blagajne
Vezane knjige računov bodo, po uvedbi sistema davčnih blagajn, uporabne še v primeru nedelovanja elektronske naprave za izdajo računov. V kolikor se to zgodi, je, skladno z 9. členom ZDavPR, potrebno izdati račun z uporabo vezane knjige računov.
Zavezanec mora nato vzpostaviti delovanje elektronske naprave in davčnemu organu v roku dveh delovnih dni poslati podatke o računih, ki so natančno predpisani v petem odstavku 10. člena ZDavPR. Predpisani dvodnevni rok se lahko tudi podaljša, in sicer v primeru, ko zavezanec iz opravičljivih razlogov ne more vzpostaviti delovanja elektronske naprave. V tem primeru pošlje podatke naslednji delovni dan po prenehanju vzrokov za zamudo.
Za opravičljive razloge se štejejo utemeljeni razlogi, ki jih zavezanec ni mogel predvideti oziroma odvrniti in preprečujejo vzpostavitev elektronske povezave v predpisanem roku.
Davčni organ po prejemu podatkov o računu, le-tem dodeli EOR (enkratno identifikacijsko oznako) in jo pošlje zavezancu. Zavezanec mora nato hraniti sporočilo z EOR skupaj s kopijo izdanega računa iz vezane knjige računov.
FinD-INFO, 8. 9. 2015, http://www.findinfo.si/, Avtor: Natalija Kunstek