Kot smo že poročali, z 20. novembrom vstopi v veljavo nov zakon, ki delodajalcem nalaga nove obveznosti na področju beleženja evidenc dela. Podjetja bodo morala z 20. novembrom vpisovati točen čas prihoda in odhoda, odmore (ali ga je delavec izrabil ali ne in v kakšnem trajanju), prav tako bo treba voditi ure, ki jih bo delavec opravil v posebnih pogojih dela (dodatke za morebitno nočno, nedeljsko, izmensko, praznično delo ...), in tudi delovni čas, če je ta neenakomerno ali začasno prerazporejen.
V nadaljevanju navajamo nekaj najbolj pogostih vprašanj in odgovorov na temo evidenc delovnega časa.
VODENJE EVIDENC
Ali mora samostojni podjetnik (s. p.) zase voditi evidenco delovnega časa?
Ne.
Ali mora naročnik evidentirati delo oseb, ki so zaposlene pri izvajalcu storitev (outsourcing)?
Pri outsourcingu delavci opravljajo dejavnost za svojega delodajalca in načeloma ne prihajajo v stik z naročnikom, torej mora evidence za te delavce voditi njihov delodajalec, in ne naročnik storitve. Razen seveda, če bi se vključevale v delovni proces naročnika in večinoma delale na njegovih ali z njegovimi sredstvi.
Kako pa je pri terenskih delavcih?
Delovni čas in odmor delavcev na terenu bo potrebno evidentirati, na kakšen način, je v pristojnosti delodajalca. Lahko tudi hibridno (mogoče tudi na papirju), saj zakon ne določa, v kakšni obliki je treba voditi evidenco.
Kako se evidentira študentsko delo?
Vodenje evidence je obvezno tudi za študente. Študentom je prav tako treba omogočiti izrabo odmora med delovnim časom, ki pa zanje praviloma ni plačan, kar pomeni, da je treba vnesti tudi podatek o izrabi odmora med delovnim časom.
Kako se bodo vodili podatki pri delu po podjemni ali avtorski pogodbi?
Za delo po pogodbi se vodijo podatki o elementih, ki so izpolnjeni, torej čas prihoda in odhoda ter število opravljenih ur, drugi podatki (odmor) pa ne.
BELEŽENJE ODMOROV
Kaj, če ima delavec deljeni odmor ali pa če podaljša delovnik?
Tudi če je odmor deljen – torej, če lahko delavec odmor izrablja v več delih –, se to vpiše, da je bil izrabljen, če je bil izrabljen, in v obsegu, ki ga določa zakon za tisti obseg delovnika. Zakonodajalec tu ni predpisal natančnejšega navodila, kako to vpisovati. Če se podaljša delovnik, se temu ustrezno podaljša tudi odmor in se to vnese v evidenco.
Kaj pa, če delavec ne bo šel na odmor ali pa poje malico v pisarni?
Delodajalec mora delavcu omogočiti izrabo odmora med delovnim časom. Pri tem lahko predpiše izrabo odmora v splošnem aktu, kako se ga izrablja in druge podrobnosti (pravila naj bodo dobro opredeljena), torej da zaposlenim navodilo, da se odmor izrabi. S tem bo načeloma storil vse potrebno, da je delavcu omogočil izrabo odmora. Če pa delavec tega ne bo izrabil, torej je nastala objektivna okoliščina na strani delavca, to ne bo odgovornost delodajalca.
Če bo delavec pojedel malico denimo v pisarni, bo treba vpisati, da je izrabil odmor, in v kolikšnem času. Če pa ga sploh ne bo izkoristil, je treba tudi to označiti.
BELEŽENJE DELOVNEGA ČASA NA SLUŽBENEM POTOVANJU
Kako se evidentira delovni čas na službeni poti? Ali lahko delavec v poročilo dnevnice vpiše izrabo delovnega časa in odmora?
Tudi za službene poti je treba voditi evidenco o začetku in koncu poti ter tudi izrabi odmora na službenem potovanju. Lahko tisti dan hibridno, a ta podatek se potem mora prenesti v evidenco.
Kako se bo beležil delovni čas na večdnevnem službenem potovanju?
Pri večdnevnih službenih potovanjih mora biti priloga potnemu nalogu tudi evidenca delovnega časa. Delavcu se delovni čas začne že od trenutka, ko gre na službeno pot. Če mora torej biti na letališču dve uri pred vzletom, se ta čas šteje kot efektivni delovni čas, čeprav v tem času ne opravlja dela za delodajalca, vendar je delodajalcu na voljo. Ko denimo pristane z letalom in gre v hotel, kjer ima pred sestankom dve uri prostega časa, se ti dve uri ne vštevata v delovni čas. Ko pa bo šel iz hotela na sestanek, je to spet njegov efektivni delovni čas. Tudi za službene poti je torej treba voditi evidenco za začetek in konec ter tudi izrabo odmora.
Kako se beleži službena pot, ko gre delavec na sejem od petka do nedelje?
Tako, kot je res. Delavec je v petek zjutraj ob 6. uri odšel na službeno pot na sejem na Dunaj, tja prišel ob 10. uri in na sejmu delal do 20. ure, ko je končal službeno pot za ta dan (14 ur). V soboto je delal od 8. do 20. ure (12 ur), v nedeljo pa do 22. ure, ker je moral priti še z Dunaja domov (14 ur). Ker je delal v nedeljo, mu pripada dodatek za nedeljsko delo. Spanje v hotelu, hoja po mestu, se seveda ne štejejo v efektivni delovni čas. Po novem bo tako moral delavec sam natančno napisati pri delovnem nalogu, kdaj je delal.
Ali je treba izplačati nadure, če je pot trajala več kot osem ur?
Če delodajalec delavcu ni delovnega časa prej začasno prerazporedil, potem so ure, ki nastanejo prek polnega delovnega časa na službeni poti, nadure. Če pa bo prej prerazporedil delovni čas, potem bodo to viški ur, ki jih bo delavec lahko izrabil v referenčnem obdobju.
Težava službenih poti, še posebej večdnevnih, je, da delavci dejansko naredijo precej več ur, celo ne spoštujejo dnevnih počitkov, odmorov med dvema zaporednima dnevoma. Tudi dolgi poleti (12 ur), zamude vlakov, avtobusov, letal, zastoji na cesti – to vse je efektivni delovni čas. Delavec sicer takrat ne dela dela po pogodbi, ampak je pa na voljo delodajalcu.
DELO OD DOMA, PROŽNI DELOVNI ČAS
V pravilniku o delu na domu imamo urejeno, da se upošteva pavšal osmih ur brez registracije delovnega časa. Ali je treba uvesti podrobnejše beleženje delovnega časa?
Tudi za delo na domu bo treba podrobno evidentirati delovni čas in zato tudi ustrezno spremeniti pravilnike. V njih je treba opredeliti, kaj je delo na domu, kdaj se začne delati, kako je z odmori, da se bo lahko evidenca ustrezno izpolnjevala, sicer bo delodajalec v prekršku.
Kako je v primeru prožnega delovnika?
Če delavec opravlja delo v službi od 9. do 14. ure in gre potem po otroka v šolo, popoldne ali zvečer pa opravlja delo še tri ure do polnega delovnika. V takem primeru se čas dela vpiše tako, kot je dejansko delal. Kaj pa, če delavec po lastni želji teh nekaj ur dela opravi v nočnem času, denimo od 21. do 24. ure? V takšnem primeru bo treba izplačati tudi dodatek za nočno delo.
Strokovnjaki svetujejo, da delodajalci natančno zapišejo v pravilnik oziroma interni akt vsa pravila in tudi navodila delavcem glede opravljanja dela (torej tudi časovnega obdobja, poleg vseh preostalih pravil glede sporočanja odsotnosti, dela na domu, beleženja odmorov in vrste odmorov, službenih potovanj, zunanjih sodelavcev ...).
KAKO VODITI EVIDENCE
Ali lahko vodite evidence denimo v Excelu? Ali lahko delavec sam vpisuje podatke?
Da. Podatke lahko vpisuje delodajalec za zaposlenega, lahko pa tudi zaposleni sam. Delodajalec lahko zaposlenemu denimo pripravi Excelovo datoteko v oblaku z neposredno povezavo, do katere lahko dostopata delavec in delodajalec. Zaposleni to datoteko dnevno in sproti izpolnjuje.
Kako lahko ukrepa delodajalec, če delavec ne vpisuje redno svoje prisotnosti (in odmorov) v elektronsko evidenco, ki mu je na voljo?
V splošnem aktu oziroma pravilniku je treba jasno in natančno opredeliti navodila o delovnem času, saj bo s tem odgovornost prešla na delavca. Če delavec navodil ne upošteva, je na delodajalcu, kako bo zagotovil podatke, in v takem primeru lahko sledijo disciplinski ukrepi, nazadnje tudi odpoved zaposlitve iz krivdnih razlogov.
Delavcu lahko izdate pisno opozorilo in poziv k temu, da izpolnjuje obveznosti iz delovnega razmerja, lahko pa tudi opomin. Ga je pa treba opozarjati na izpolnjevanje obveznosti, saj je delodajalec odgovoren za to, da se evidence izpolnjujejo.
DOSTOP IN HRANJENJE EVIDENC
Če ima delavec nenehno dostop do Excelove tabele, kamor sam vpisuje, ali je treba vseeno poslati mesečno obvestilo?
Če ima delavec zagotovljen stalni neposreden elektronski dostop do evidence o izrabi delovnega časa, je obveznost tedenskega ali mesečnega obveščanja že izpolnjena.
Ali lahko delavcu obvestilo o podatkih iz evidence pošiljamo na zasebni elektronski naslov, če delavec s tem soglaša? Tja namreč dobi tudi plačilno listo.
Zakon določa, da se pošilja na elektronski naslov, ki ga zagotavlja in njegovo uporabo nalaga delodajalec. Torej zasebni elektronski naslov ni ustrezni način izvršitve te obveznosti. Odgovornost je na strani delodajalca in po zakonu ni druge izbire kot bodisi delavcu pisno izročite poročilo bodisi mu ga pošljete na elektronski naslov, ki ga zagotavlja podjetje.
Kako pa je z dostopom do aplikacije, v kateri se beleži delovni čas in omogoča tudi stalni vpogled delavca v svojo evidenco – ali se lahko vanjo zaposleni vpiše z zasebnim elektronskim naslovom?
Zakon tega ne naslavlja, tako da če delodajalec zagotovi neposredni elektronski dostop do evidence, je s tem izpolnil svojo obveznost. S katerim elektronskim naslovom se bo prvič registriral delavec, pa je odvisno od njega.
Ali lahko neposredno nadrejeni za svoje podrejene vpogleda v podatke v evidenci izrabe delovnega časa?
Z ustrezno opredelitvijo, kaj so naloge nadrejenega in do česa lahko dostopa in s soglasjem delavcev, ki je nujno potrebno, da. A to je treba urediti v skladu z zakonom o varstvu osebnih podatkov. Glede na to, da lahko delodajalec in oseba, ki jo delodajalec pooblasti, obdelujeta podatke, tudi osebne podatke delavcev, ki so potrebni za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, bo končni odgovor da, je še povedal.
Kje bo treba po novem hraniti evidence?
Delodajalci bodo evidenco o izrabi delovnega časa in vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se podatki vpisujejo v evidenco o izrabi delovnega časa, po novem morali hraniti na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela. Torej bo treba evidence in delovnopravno dokumentacijo denimo hraniti tudi na gradbišču, v trgovini in podobno. Koliko časa bo treba na gradbišču hraniti vse podatke, ni določeno, je pa smiselno, da se tam hrani evidenca opravljanja dela vsaj za tisti dan.
IZJEME PRI VODENJU EVIDENC
Kakšna so pravila pri vodilnih delavcih?
Čeprav pogovorno rečemo, da so individualne pogodbe za direktorje, prokuriste, višje kadre, pa je v ZDR-1 položaj direktorja, poslovodje, prokurista urejen drugače. Sicer pa je vsaka pogodba z vsakim delavcem individualna. V 73. členu ZDR-1 imajo ti možnost odstopa od siceršnjih delovnopravnih pravil glede delovnega časa, plačila za delo, odpovedi pogodb, hkrati pa si po 157. členu ZDR-1 lahko razporejajo delovni čas sami, če sta jim zagotovljena varnost in zdravje pri delu in jim delovnega časa ni mogoče razporediti vnaprej.
Če ima poslovodni delavec, prokurist sklenjeno pogodbo po 73. členu ZDR-1, v njej napisano, da si delovni čas lahko razporeja sam, in hkrati določeno mesečno plačo, ki vključuje vse dodatke, potem je novo stališče ministrstva za delo, da ni treba voditi enega dela evidence o izrabi delovnega časa, torej tega, ki se nanaša na navzočnost, torej prihod, odhod, odmor, dodatke. Treba pa je voditi ta drugi del evidence, ki se nanaša na odsotnost – bolniška, praznik, dopust –, ker pa so upravičeni do nadomestila plače.
Dakić, L., Šimac, J. (8.11.2023). NASVET Ali potrebujete pravilnik in za koga ne bo treba voditi evidenc delovnega časa. Finance. Pridobljeno iz https://www.finance.si/topjob/nasvet-ali-potrebujete-pravilnik-in-za-koga-ne-bo-treba-voditi-evidenc-delovnega-casa/a/9018425
Dakić, L. (14.11.2023). NASVET Inšpektorji napovedali akcijo nadzora evidenc. Na kaj bodite pozorni. Finance. Pridobljeno iz https://www.finance.si/topjob/nasvet-inspektorji-napovedali-akcijo-nadzora-evidenc-na-kaj-bodite-pozorni/a/9018635
Dakić, L., Šimac, J. (8.11.2023). NASVET Ali potrebujete pravilnik in za koga ne bo treba voditi evidenc delovnega časa. Finance. Pridobljeno iz https://www.finance.si/topjob/nasvet-ali-potrebujete-pravilnik-in-za-koga-ne-bo-treba-voditi-evidenc-delovnega-casa/a/9018425
Dakić, L. (18.10.2023). Ali lahko delavcu pošljete obvestilo o opravljenih urah na zasebni e-naslov, kako je z evidenco za voznike. Finance. Pridobljeno iz https://www.finance.si/topjob/ali-lahko-delavcu-posljete-obvestilo-o-opravljenih-urah-na-zasebni-e-naslov-kako-je-z-evidenco-za-voznike/a/9017832
Dakić, L. (9.10.2023). NASVET Bliža se 20. november. Ste že uredili evidence delovnega časa? To morate vedeti. Finance. Pridobljeno iz https://www.finance.si/topjob/nasvet-bliza-se-20-november-ste-ze-uredili-evidence-delovnega-casa-to-morate-vedeti/a/9017474