Kot odgovor na negotovosti, ki jih je prinesla pandemija Covid-19, mnoga podjetja in organizacije delno ali v celoti prehajajo na delo od doma. Medtem ko v nekaterih zaposleni že vsaj del časa delajo od doma, pa nove razmere in prehod na delo od doma veliki večini, pa tudi njihovim vodjem predstavljajo nov izziv.
Nekaterim zaposlenim bo tak način dela zelo ustrezal (vsaj nekaj časa), drugim bo predstavljal velik stres. Tudi vodje se lahko na nove okoliščine odzovejo različno. V tem obdobju je njihova naloga organizirati delo in voditi zaposlene, pa tudi skrb, da prepoznajo in se odzovejo na morebitne težave, povezane z duševnim zdravjem zaposlenih ter zmanjševanje vseh negativnih učinkov dela od doma. Nenadna sprememba načina vodenja je za vodje lahko zelo težka. Skrbi jih lahko zaradi motenj v procesu, za katerega so odgovorni. Nekateri vodje menijo, da morajo biti fizično prisotni, da bi bili dobri vodje, zopet drugi ne zaupajo zaposlenim, ki jih ne morejo videti.
A ne glede na to, kakšen je bil do sedaj vaš stil vodenja, je dejstvo, da morajo vodje prihodnosti – vsi, brez izjeme – usvojiti nov način dela in vodenja. Uspešno delo od doma je v veliki meri (po raziskavi Gallup iz 2020 celo v 70 %) odvisno od angažiranosti vodij in njihove podpore zaposlenim. Za to smo za vas zbrali nekaj navodil, ki vam bodo pomagala, da boste bolje vodili zaposlene, ki delajo od doma (povzeto po: Gallup, 2020; Larson et al., 2020; Forbes, 2019 ot):
Komunicirajte odprto in pogosto: Zaposleni, ki so navajeni delati v podjetju, se lahko počutijo odrezane od virov, informacij ali odnosov, ki jih potrebujejo za dobro opravljanje svojega dela, zato načrtujte več konferenčnih klicev. Pošljite e-pošto ali objavite videoposnetke o svojih sklepih, namerah in pričakovanjih. Odkrito in pogosto delite, kakšen je dejanski vpliv krize na vaše podjetje, in kaj lahko pričakujejo. Če tega ne storite, se bodo zaposleni preprosto obrnili na dostopno mrežo informacij – spletna mesta, družbene medije, itd. Močno vodstvo navdihuje vse. Ne domnevajte, kako razmere vplivajo na zaposlene; dovolite jim, da delijo svoje izkušnje, dvome in potrebe, da boste lahko prilagodili svoj pristop v podpori njihovim morebitnim skrbem.
Zaupajte zaposlenim: Uspeh pri delu na daljavo je odvisen od tega, ali zaposlenim zaupate, da opravljajo svoje delo, tudi če jih ne vidite. Vodje pogosto skrbi pomanjkanje nadzora zaposlenih, ko delajo na daljavo. Ko so zaposleni fizično prisotni, je lažje oceniti, koliko truda vložijo in kakšen rezultat ustvarjajo. Pri delu od doma je težje meriti produktivnost. Dajte zaposlenim možnost, da se izkažejo in so ustvarjalni pri svojem delu. Tako lahko naša celotna delovna kultura postane bolj vključujoča in prijaznejša različnim zaposlenim.
Vzpostavite pravila sodelovanja za delo od doma: Delo na daljavo postane bolj učinkovito in zadovoljivo, ko vodje postavijo pričakovanja glede pogostosti, načinov in časa komunikacije. Zaposlenim morate postaviti jasna pričakovanja glede delovnih ur, njihove razpoložljivosti in predvidenih srečanj.
Določite smernice za delo od doma, na primer: Na e-pošto odgovoriti v 24 urah, uporabiti besedilo za nujne zadeve, postavitev ključnih projektov in rokov, čas za samostojno/mirno delo, ko ne kličemo, itd. Vodje morajo imeti vsakodneven stik s svojimi oddaljenimi zaposlenimi.
Uporabljajte videokonference: Imajo številne prednosti, zlasti za manjše skupine. Videokonferenca udeležencem ponuja vizualen stik, podobnega kot bi se srečali iz oči v oči. Vizualen stik omogoča ohranjanje občutka povezanosti med sodelavci in tudi zmanjšuje občutek izoliranosti. Video je še posebej uporaben za zapletene ali občutljive pogovore, ker je bolj oseben kot pisna ali zvočna komunikacija.
Zagotovite možnost hitrega in enostavnega komuniciranja: Tudi preko mobilnih naprav (na primer Slack, Zoom, Microsoft Teams, itd.), ki se lahko uporablja za preprostejše, manj formalne pogovore in časovno občutljivo komunikacijo.
Zagotovite priložnosti za socialno interakcijo na daljavo: Ena najpomembnejših odločitev, ki jih mora sprejeti vodja, je strukturiranje načinov, kako lahko zaposleni medsebojno komunicirajo (to je, da imajo neformalne pogovore o ne-delovnih temah), medtem ko delajo na daljavo. To velja za vse oddaljene delavce. Najlažji način za vzpostavitev neke osnovne socialne interakcije je, da v začetku skupinskih klicev pustite nekaj časa samo za t.i. »small talk« (npr. »Kaj ste počeli čez vikend?«), to pomaga zmanjšati občutek osamljenosti in spodbuja občutek pripadnosti.
Ponudite spodbudo in čustveno podporo: Zlasti v primeru nenadnega prehajanja na delo na daljavo je pomembno, da se vodje zavedajo, da to povzroča zaposlenim stres in negotovost. Zato naj vodje zaposlenim prisluhnejo, predvsem njihovi zaskrbljenosti in pomislekom ter sočustvujejo z njihovimi težavami. Če zaznate, da je vaš zaposleni v stresu in ima občutke tesnobe ali osamljenosti, jih je potrebno vprašati, kako se počutijo in kako jim lahko pomagate.
Čeprav je delo od doma v dani situaciji najboljši scenarij dela za številne zaposlene, se lahko marsikateri vodja težko spopade s takšno situacijo. Lahko se počuti, kot da nima nadzora nad situacijo ali ugotovi, da je ohranitev ravni zaupanja z oddaljeno ekipo izziv. Vendar je to prihodnost vodenja in vodje se morajo prilagoditi, da bodo razmere delovale za vse vpletene.
Vodenje tima na daljavo je tudi naložba – zelo pomembno je, kako se bodo v času, ko so zaposleni v veliki meri prepuščeni sami sebi, z zelo malo interakcije s sodelavci in vodjem, ohranjali, morda celo nadgrajevali odnosi znotraj tima in z vodjem. Ko se bodo stvari postavile na svoje mesto in bodo podjetja delovala kot običajno, bo pomembno, s kakšno energijo se bodo zaposleni vrnili na delovno mesto. Vodja lahko s svojim pristopom in odnosom bistveno prispeva, da bo ta konstruktivna, zavzetost sodelavcev pa vsaj takšna, kot je bila pred prehodom na delo od doma.
Vodjem priporočamo, da »pravila sodelovanja« z zaposlenimi vzpostavijo čim prej, v najboljšem primeru med prvim spletnim prijavnim sestankom. Čeprav mnogi vodje svoje ekipe prvič vodijo od »daleč«, lahko uspejo, če imajo v mislih temelje odličnega vodenje zaposlenih, ki delajo od doma.
V tem času vsi skupaj potrebujemo pozitivno miselnost, posluh drug za drugega in večjo prilagodljivost. Ostanimo zdravi..
VIR: Doba.si, dr. Živa Veingerl Čič, marec 2020
